Normas de Funcionamiento del Canal de Denuncia

PRIMERA.- Principios básicos de actuación para la formulación de denuncias internas
Las denuncias internas deberán formularse siempre de buena fe, con un respeto escrupuloso a la verdad, con el convencimiento de estar actuando correctamente y solamente en beneficio de PUERTO SOTOGRANDE, del Estado y/o de la sociedad en general. PUERTO SOTOGRANDE prohíbe expresamente la formulación de denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de la compañía.

SEGUNDA.- Hechos denunciables
Son susceptibles de ser denunciados todos aquellos hechos o actos que atenten contra el Código Ético y los Estatutos de la Compañía, aquellos contrarios a la Ley, así como cualquier otra irregularidad que pueda suponer un alto riesgo para PUERTO SOTOGRANDE.

TERCERA.- ¿Quién puede formular una denuncia?
Toda sujeto obligado por el Código ético de PUERTO SOTOGRANDE, según define su apartado 11.3.2.1, tiene la obligación inexcusable y el deber jurídico de denunciar internamente cualquier Hecho Denunciable del que tenga conocimiento. Sin perjuicio de lo anterior, también podrá formular una denuncia interna cualquier persona que tenga conocimiento de la comisión de un Hecho Denunciable, sin que resulte necesario que ostente la condición de Persona Sujeta.

CUARTA.- ¿Qué personas son susceptibles de ser denunciadas?
Son susceptibles de ser denunciadas por medio del Canal de Denuncia todas las Personas Obligadas por el Código Ético de PUERTO SOTOGRANDE (empleados y miembros del Consejo de Administración y del Comité de Dirección, sin excepción y cualquiera que sea su cargo o responsabilidad; representantes, proveedores, clientes y otros grupos de interés).

QUINTA.- Procedimiento de tramitación de las denuncias

Denuncia
Toda denuncia interna deberá contener, como mínimo, (i) los datos identificativos del denunciado -nombre y apellidos- y (ii) los hechos denunciados, concretando, en la medida de lo posible, la infracción presuntamente cometida.
La denuncia deberá cumplir los siguientes requisitos:
- El canal de denuncia a través del formulario web tiene un uso asequible a todos los miembros de la empresa, garantiza la confidencialidad de los datos, ostenta prácticas correctas de seguimiento, permite la comunicación anónima y asegura la independencia y confidencialidad ya que está gestionado por un asesor externo. De igual forma el canal interno habilita la interposición de denunciar a través de comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica (teléfono móvil: 0034629133082), o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete (7) días.
-Se deberá aportar material probatorio respecto a los hechos objetos de denuncia.
- Deberá formularse siempre de buena fe, con escrupuloso respeto a la verdad, actuando correcta y únicamente en beneficio de PUERTO SOTOGRANDE, del Estado y/o de la sociedad en general.PUERTO SOTOGRANDE prohíbe expresamente la formulación de denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de la compañía.
La denuncia llegará directamente al Compliance Officer, en calidad de abogado externo, autónomo e independiente de PUERTO SOTOGRANDE, quien la tramitará.
Las partes implicadas en la denuncia deberán ser informadas adecuadamente sobre todo lo concerniente a los hechos, mostrando siempre el máximo respeto a la confidencialidad del sistema y garantizando la más absoluta protección de los usuarios que lo utilicen.
PUERTO SOTOGRANDE adquiere el firme compromiso de no adoptar represalias contra los denunciantes y participantes en el proceso de investigación.

Principio de prueba
Toda persona que formule una denuncia deberá tener indicios racionales que sustenten la misma, por lo que su denuncia deberá ir acompañada por un principio de prueba que acredite los hechos, al menos indiciariamente.
Será considerado un principio de prueba válido cualquier material probatorio permitido en Derecho, preferiblemente en soporte documental, aunque también serán admisibles pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos.
En todo caso, cualquier prueba deberá haber sido obtenida por el denunciante de forma lícita, es decir, con respeto a la ley y los derechos y las garantías constitucionales.

Admisión a trámite
Las denuncias sólo serán admitidas a trámite en el supuesto de que cumplan con lo establecido en el Código Ético.

Subsanación de defectos
En caso de que se hubiera incurrido en un defecto subsanable al formular la denuncia, la persona receptora de las denuncias comunicará al denunciante la necesidad de subsanar el/los defectos en un plazo de siete (7) días hábiles al denunciante que empezará a contar el día siguiente de la comunicación. Se advertirá al denunciante, que en caso de no proceder a la subsanación en el plazo previsto se podrá proceder al archivo de la denuncia.

Archivo
Si la denuncia no cumpliera con lo establecido en la presente norma, por el motivo que fuera, o bien si no se hubiera procedido a la subsanación de los defectos advertidos en la denuncia, se procederá al archivo de la misma.

Apertura de expediente
Si la denuncia es admitida a trámite, el Órgano de Control procederá a la apertura de un expediente en el que podrán llevarse a cabo cuantas actuaciones resulten oportunas y practicarse las pruebas que se estimen necesarias para el debido esclarecimiento y determinación de los hechos.
PUERTO SOTOGRANDE informa a sus trabajadores de la posibilidad de llevar a cabo controles internos (dispositivos informáticos y móviles, así como correo electrónico), en el supuesto de que la empresa reciba una denuncia con soporte probatorio en el quebrantamiento del código ético y/o la ley. No obstante lo anterior, en toda investigación llevada a cabo en dispositivos y/o correo electrónico de un trabajador, éste deberá estar presente durante la injerencia interna.
El plazo para la tramitación del expediente dependerá del tipo de falta cometida por el denunciado, sin que en ningún caso supere los tres meses a contar desde la fecha de su apertura, debiendo cumplir en todo momento con la legislación laboral y en su caso penal.

Tramitación
El Compliance Officer gestiona el Canal de Denuncia (i) recibiendo a través del mismo las denuncias internas, (ii) instruyendo los expedientes a los que den lugar las mismas, (iii) tomando la decisión sobre su admisión e (iv) informando al Órgano de Control acerca de su resultado.

Notificación a la persona o personas denunciadas
La persona o las personas denunciadas tendrán derecho a conocer que han sido denunciadas y deberán recibir notificación de la existencia de la denuncia y de un resumen de los hechos denunciados con la mayor brevedad y, en todo caso, dentro de un plazo máximo de quince (15) días a contar desde que se recibió la denuncia. La notificación que se dirija a la persona o personas denunciadas no incluirá los datos del denunciante, caso de haberlos proporcionado éste.

SEXTA.- Denuncias anónimas o, en su caso, confidenciales
Se permite la formulación de denuncias anónimas. No obstante lo anterior, si el denunciante desease aportar sus datos, se garantiza la confidencialidad de la denuncia, no incluyéndose referencia alguna al denunciante en los datos que le sean proporcionados a la/s persona/s denunciada/s.

SÉPTIMA.- Ausencia de represalias
PUERTO SOTOGRANDE adquiere el firme compromiso de no adoptar represalias contra los denunciantes y participantes en el proceso de investigación, los cuales pueden acudir en todo momento, al Compliance officer, al objeto de solicitar orientación o denunciar, en su caso, situaciones de acoso.

OCTAVA.- Prohibición de denuncias falsas.
Las denuncias internas deberán formularse siempre de buena fe, con un respeto escrupuloso a la verdad, con el convencimiento de estar actuando correctamente y solamente en beneficio de PUERTO SOTOGRANDE, del Estado y/o de la sociedad en general. PUERTO SOTOGRANDE prohíbe expresamente la formulación de denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de la compañía.
Sin perjuicio de lo anterior, si como consecuencia de la investigación de una denuncia resultase evidente que la misma es falsa o si el denunciante hubiera actuado con mala fe o infringiendo de manera flagrante las normas de funcionamiento del Canal de Denuncia, al margen de las medidas legales que pudiera adoptar PUERTO SOTOGRANDE, al respecto, dará lugar a la apertura por parte del Compliance Officer de un expediente por infracción del Código Ético.PUERTO SOTOGRANDE investigará todas y cada una de las denuncias que se interpongan con desprecio a la verdad y actuando de mala fe, considerando estos inaceptables y por tanto serán sancionados como falta muy grave.

NOVENA.- Aceptación de las Normas y de la Política de Privacidad
La formulación de una denuncia interna supone la aceptación íntegra y sin reservas de ninguna clase de estas Normas de Funcionamiento del Canal de Denuncia, así como la correspondiente Política de Privacidad.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

¿Qué es un canal de denuncia?
Constituye el mecanismo para facilitar a las Personas Obligadas por el Código Ético de PUERTO SOTOGRANDE la comunicación confidencial y altamente segura de todos aquellos hechos o actos que atenten contra aquél, así como cualquier otra irregularidad que pueda suponer un alto riesgo en la compañía. Dicha denuncia llegará directamente al compliance officer, en calidad de abogado externo, autónomo e independiente de PUERTO SOTOGRANDE.

¿Se pueden formular denuncias de forma anónima?
Sí. El denunciante no tiene la obligación de identificarse.

¿Qué requisitos ha de cumplir la denuncia?
1. Únicamente serán admitidas a trámite las denuncias presentadas mediante el presente formulario, no así las planteadas por correo electrónico, carta o vía telefónica.
2. Deberá ser formulada siempre de buena fe, con escrupuloso respeto a la verdad, actuando correcta y únicamente en beneficio de PUERTO SOTOGRANDE, del Estado y/o de la sociedad en general. Las denuncias falsas se hallan expresamente prohibidas por resultar contrarias a la Ley, a los Estatutos y a los propios valores de la Compañía.
3. La denuncia deberá acompañarse de material probatorio que sustente los hechos denunciados.

¿Puedo denunciar un hecho sin tener pruebas?
No, de conformidad con lo dispuesto en el Apartado 11.3.3 del Código Ético, toda denuncia deberá ir acompañada por un principio de prueba que acredite los hechos, al menos indiciariamente, considerándose válido cualquier material probatorio permitido en Derecho, preferiblemente en soporte documental, aunque también serán admisibles pruebas testificales ‒incluido el testimonio del propio denunciante‒ e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos.En todo caso, cualquier prueba deberá haber sido obtenida por el denunciante de forma lícita, es decir, con respeto a la ley y los derechos y principios constitucionales.

¿Se va a informar al denunciado de que existe una denuncia en su contra?
Sí, la persona o las personas denunciadas tienen derecho a conocer que han sido denunciadas y deberán recibir notificación de la existencia de la denuncia y de un resumen de los hechos denunciados con la mayor brevedad y, en todo caso, dentro de un plazo máximo quince (15) días a contar desde que se recibió la denuncia. No obstante, la notificación que se dirija a la persona o personas denunciadas no incluirá los datos del denunciante, en caso de haberlos proporcionado, conforme a lo estipulado en el apartado 11.3.9. del Código Ético.

¿Qué consecuencias puede tener una denuncia interna si se comprueba que existen indicios racionales de la comisión de un acto ilegal o contrario al Código Ético?
El incumplimiento del Código Ético por parte de una Persona Obligada, dependiendo de las circunstancias concretas, dará lugar a la reparación de los daños y perjuicios que tal incumplimiento pueda ocasionar a PUERTO SOTOGRANDE, así como a la terminación de la relación contractual con la compañía o, en el supuesto de existir una relación laboral, a la adopción de medidas disciplinarias, incluyendo el despido.
Se considerarán supuestos de incumplimiento del Código Ético, entre otros:
- Incumplir cualquiera de las obligaciones, deberes y prohibiciones que impone el Código.
- Inducir a terceras personas a incumplir el Código.
- Encubrir a terceras personas que hayan incumplido, estén incumpliendo o vayan a incumplir los preceptos del Código.
- Falta de cooperación en la investigación iniciada por PUERTO SOTOGRANDE o por cualquier despacho jurídico o consultora externa contratada al efecto.
- Llevar a cabo represalias contra cualquier Persona Obligada que haya denunciado o informado, de buena fe, acerca de un incumplimiento de la ley y/o del Código.

Política de Privacidad

A los efectos de lo establecido en la normativa de Protección de Datos de Carácter Personal, PUERTO SOTOGRANDE S.A. (en adelante PUERTO SOTOGRANDE) informa a los usuarios del Canal de Denuncia (en lo sucesivo, los “Usuarios”) de que los datos que le sean facilitados a través de dicho Canal de Denuncia y los que se generen como consecuencia de las denuncias formuladas, serán tratados con la exclusiva finalidad de gestionar las denuncias que se formulen por la presunta comisión de actos contrarios a la Ley en el seno de la empresa o en perjuicio de ésta y las infracciones del Código de Ético.

Dicho tratamiento se lleva a cabo en el contexto del modelo de organización y gestión implementado por PUERTO SOTOGRANDE sobre la base del interés público de prevención de delitos así como en base al interés legítimo del mismo de adoptar medidas que faciliten el cumplimiento del Código de Ético y puedan prevenir su inobservancia.

Asimismo, los Usuarios que formulen una denuncia interna quedan informados de que los datos que faciliten a través del Canal de Denuncia así como los que resulten, en su caso, de la investigación de los Hechos Denunciables, serán accesibles tanto para el Órgano de Control como para el Oficial de Cumplimiento Normativo -Compliance Officer-, pudiendo ser compartidos, en el ámbito de dicha investigación, con otras sociedades de PUERTO SOTOGRANDE o con otros terceros que puedan estar directamente relacionados con los Hechos Denunciados.

Asimismo, se informa a los Usuarios de la posibilidad de que sus datos de carácter personal puedan ser comunicados a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, a otros órganos de la Administración Pública con competencias en la investigación de los Hechos Denunciados, así como a los Tribunales de Justicia y demás órganos jurisdiccionales.

PUERTO SOTOGRANDE se compromete a respetar la confidencialidad de los datos objeto de tratamiento y a su utilización de acuerdo con la finalidad aquí establecida, así como a dar cumplimiento a su obligación de guardarlos y adoptar todas las medidas para evitar el acceso no autorizado, su destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. En especial, de conformidad con lo regulado en las Normas de Funcionamiento del Canal de Denuncia, PUERTO SOTOGRANDE mantendrá la confidencialidad de los datos de los Usuarios que formulen denuncias internas, impidiendo el acceso a los mismos por parte de las personas denunciadas.

Sin perjuicio de lo anterior, en el supuesto de que una denuncia resulte ser falsa, se informa a los Usuarios de que sus datos podrán ser comunicados a la persona o personas denunciadas para que éstos puedan, si así lo estiman oportuno, iniciar las acciones legales que les asistan con motivo de la falsa denuncia.

Los datos serán objeto de tratamiento durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los Hechos Denunciados y, en su caso, para su investigación en caso de que se trate de una denuncia fundada. En caso contrario, dichos datos no serán conservados, siendo suprimidos.

Los Usuarios podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición o limitación del tratamiento, siempre que resulte pertinente mediante solicitud por correo electrónico dirigido a privacidad@lessepslegal.com o por correo postal ordinario dirigido a:
Christian Mesía Martínez
Director de Cumplimiento Normativo (consultor legal externo de PUERTO SOTOGRANDE)
C/ Príncipe de Vergara, 33
280001 – Madrid

Christian Mesía es un consultor legal externo de PUERTO SOTOGRANDE que ostenta la condición de encargado del tratamiento de los datos relativos al Canal de Denuncias y que tiene encomendado atender, por cuenta de PUERTO SOTOGRANDE, las solicitudes de ejercicio por los Usuarios de los derechos anteriormente indicados.

Asimismo, los Usuarios pueden contactar con el Delegado de Protección de Datos de PUERTO SOTOGRANDE por vía telefónica.

Finalmente, los Usuarios quedan informados de que tienen derecho a recabar la tutela de la Agencia Española de Protección de datos a través de su página web www.aepd.es.