PRIMERA.- Principios básicos de actuación para la formulación de denuncias internas
Las personas que decidan presentar una denuncia interna deberán hacerlo de buena fe, con un respeto escrupuloso a la verdad, con el convencimiento de estar actuando correctamente y solamente en beneficio de METROS LIGEROS DE MADRID S.A., del Estado y/o de la sociedad en general. Se prohíbe expresamente la formulación de denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de la Compañía.
SEGUNDA.- Hechos Denunciables
A través del Canal de Denuncia, sólo se podrá denunciar la comisión de actos contrarios a la ley en el seno de METROS LIGEROS DE MADRID S.A. o en perjuicio de ésta, y las infracciones de su Código Ético (en adelante, los Hechos Denunciables, en plural, o el Hecho Denunciable, en singular).
TERCERA.- Personas denunciables
Son personas susceptibles de ser denunciadas por medio del Canal de Denuncia todos los directivos, miembros del Consejo de Administración y empleados de METROS LIGEROS DE MADRID S.A., los prestadores de servicios, clientes y proveedores y, en general, cualquier persona o entidad con la que la Compañía mantenga una relación contractual o precontractual negocial, laboral o administrativa.
CUARTA.- Personas que pueden denunciar
Toda Persona Sujeta por el Código Ético de METROS LIGEROS DE MADRID S.A. (véase punto 2 del mismo, "Ámbito de aplicación") tiene la obligación inexcusable y el deber jurídico de denunciar internamente cualquier Hecho Denunciable del que tenga conocimiento. Sin perjuicio de lo anterior, también podrá formular una denuncia interna cualquier persona que tenga conocimiento de la comisión de un Hecho Denunciable, sin que resulte necesario que ostente la condición de Persona Sujeta.
QUINTA.- Procedimiento de tramitación de las denuncias
5.1. Denuncia
Toda denuncia interna deberá presentarse en español y por escrito, y contener, como mínimo, (i) los datos identificativos del denunciado –nombre, apellidos- y, (ii) los hechos denunciados, concretando, en la medida de lo posible, la infracción presuntamente cometida, y quedará sujeta a los siguientes requisitos:
- Se realizará mediante la cumplimentación del formulario on-line habilitado al efecto. No se podrán formular denuncias internas por teléfono, ni por correo electrónico, ni por ningún otro cauce.
- No será necesario identificar al denunciante.
- Se deberá adjuntar comprobante del hecho denunciado.
- Deberá formularse siempre de buena fe, con un respeto escrupuloso a la verdad, actuando correctamente y solamente en beneficio de METROS LIGEROS DE MADRID, S.A., del Estado y/o de la sociedad en general. Quedan prohibidas expresamente las denuncias falsas, por resultar contrarias a la ley y a los principios y valores de la compañía.
- La denuncia llegará directamente al Órgano de Cumplimiento Normativo, en calidad de abogado externo, autónomo e independiente de METROS LIGEROS DE MADRID, S.A., quien la tramitará.
- Las partes implicadas en la denuncia deberán ser informadas adecuadamente sobre todo lo concerniente a los hechos, mostrando siempre el máximo respeto a la confidencialidad del sistema y garantizando la más absoluta protección de los usuarios que lo utilicen.
- METROS LIGEROS DE MADRID, S.A. adquiere el firme compromiso de no adoptar represalias contra los denunciantes y participantes en el proceso de investigación.
5.2. Principio de prueba
Toda persona que formule una denuncia deberá tener indicios racionales que sustenten la misma, por lo que su denuncia deberá ir acompañada por un principio de prueba que acredite los hechos, al menos indiciariamente. Será considerado un principio de prueba válido cualquier material probatorio permitido en Derecho, obtenido de forma lícita, preferiblemente en soporte documental, aunque también serán admisibles pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos.
5.3. Admisión a trámite
Las denuncias sólo serán admitidas a trámite en el supuesto de que cumplan con lo establecido en las presentes Normas. En caso de que se hubiera incurrido en un defecto subsanable al formular la denuncia, se le comunicará al denunciante, si es que se recibieran los datos de éste, la necesidad de subsanar el/los defectos en un plazo de diez (10) días hábiles, y en caso de no proceder a la subsanación en el plazo previsto se podrá proceder al archivo de la denuncia. Si la denuncia no cumpliera con lo establecido en la presente norma, se procederá al archivo de la misma.
5.4. Apertura del expediente y notificación a la persona o personas denunciadas
Si la denuncia es admitida a trámite, el Órgano de Cumplimiento Normativo comunicará la apertura del expediente al Presidente del Consejo de Administración, decidiendo éste las acciones de investigación que deberán llevarse a cabo para el debido esclarecimiento de los hechos.
Metros Ligeros, informa a sus trabajadores de la posibilidad de llevar a cabo controles internos (ordenadores, correo electrónico), en el supuesto de que la empresa reciba una denuncia con soporte probatorio en el quebrantamiento del código ético y/o la ley.
En toda investigación de la empresa que se lleve a cabo en el ordenador y/o correo electrónico de un trabajador, éste deberá de estar presente durante la injerencia interna de Metros Ligeros en el ordenador y/o correo electrónico del trabajador.
El plazo para la tramitación del expediente no podrá exceder de dos (2) meses a contar desde la fecha de su apertura.
La persona o las personas denunciadas tendrán derecho a conocer que han sido denunciadas y deberán recibir notificación y un resumen de los hechos denunciados con la mayor brevedad, en un plazo máximo de cuarenta y cinco días (45) días a contar desde que se recibió la denuncia. Esta notificación no incluirá los datos del denunciante.
SEXTA.- Confidencialidad
Siempre que las denuncias se realicen de buena fe y cumpliendo con las presentes Normas, la tramitación de las mismas se realizará con carácter confidencial, es decir, guardando estricto secreto y reserva sobre la identidad del denunciante. Los datos del denunciante sólo podrán ser revelados, en su caso, a la autoridad pública competente en la investigación de los hechos. Sin perjuicio de lo anterior, si como consecuencia de la investigación de una denuncia resultase evidente que esta es falsa o si el denunciante hubiera actuado con mala fe o infringiendo de manera flagrante las presentes Normas, al margen de las medidas legales que pudiera adoptar la empresa al respecto, los datos del denunciante podrán ser revelados a la persona denunciada para que, si éste lo estima oportuno pueda, a su vez, iniciar las acciones legales oportunas.
SÉPTIMA.- Denuncias anónimas
Se admitirán a trámite las denuncias anónimas.
OCTAVA.- Ausencia de represalias
Se prohíben tajantemente las represalias, las amenazas y las coacciones contra las personas que formulen denuncias internas de buena fe. Con el fin de garantizar lo anterior, todo denunciante tendrá derecho a acudir al Órgano de Cumplimiento Normativo con el fin de obtener orientación y protección frente a las posibles represalias que pudiera estar padeciendo por el mero hecho de haber formulado una denuncia interna.
NOVENA.- Aceptación de las Normas y de la Política de Privacidad
La formulación de una denuncia interna supone la aceptación íntegra y sin reservas de ninguna clase de estas Normas de Funcionamiento del Canal de Denuncia, así como la correspondiente Política de Privacidad.
¿Qué es un canal de denuncia?
Un canal de denuncia es un mecanismo interno de la empresa que sirve para que cualquier persona pueda poner en conocimiento de ésta la posible comisión de actos contrarios a la ley en su seno o en su perjuicio y las posibles infracciones de su código ético.
¿Se pueden formular denuncias de forma anónima?
Sí. Para que se pueda formular una denuncia a través de este mecanismo interno no es necesario que el denunciante se identifique con su nombre y apellidos y con su número de Documento Nacional de Identidad, Número de Identificación de Extranjeros o Número de Pasaporte y nacionalidad.
¿Qué garantías tiene la persona que formule una denuncia interna?
garantiza, en primer lugar, que la tramitación de las denuncias se realizará de forma confidencial, es decir, manteniendo en secreto la identidad del denunciante, cuyos datos sólo podrán ser revelados, en su caso, a la autoridad pública competente para la investigación de los hechos. En segundo lugar, la Compañía garantiza al denunciante que no se tomarán represalias en su contra por el simple hecho de formular una denuncia, sino todo lo contrario. La denuncia realizada de buena fe y que ponga de manifiesto cualquier irregularidad que pueda ser cometida en la empresa será siempre bienvenida. El denunciante tiene, además, el derecho de acudir al Órgano de Cumplimiento Normativo a fin de obtener protección, orientación y asesoramiento sobre cómo actuar para defenderse de posibles represalias. En tercer lugar, se garantiza al denunciante que el tratamiento de su denuncia se realizará de forma independiente a METROS LIGEROS DE MADRID S.A. y de manera absolutamente profesional.
¿Se puede denunciar un hecho sin tener pruebas?
Sólo se admitirán denuncias que estén fundadas en la existencia de indicios racionales de la comisión de un acto ilegal y/o contrario al código ético y, por lo tanto, es imprescindible que estén soportadas en pruebas, preferiblemente documentales. Aunque también son admisibles las pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos. En todo caso, es importante advertir que es esencial que las pruebas se hayan obtenido por el denunciante de forma lícita.
¿Qué ocurre si una denuncia es falsa?
Las denuncias deben ser veraces, deben realizarse de buena fe y deben cumplir con lo establecido en las normas de funcionamiento del canal de denuncia. Hay que advertir de que la formulación de denuncias falsas podría ser constitutiva de los delitos de calumnias y de injurias. La empresa podrá adoptar las medidas legales que correspondan contra la persona que formule una denuncia falsa o de mala fe y, en el caso de denuncias falsas, podrá incluso revelar al denunciado los datos de la persona que haya formulado una denuncia falsa para que aquél pueda, si lo estima oportuno, iniciar acciones legales contra éste.
¿Se va a informar al denunciado de que existe una denuncia en su contra?
Sí. La ley exige que el denunciado tenga conocimiento de que se ha formulado una denuncia en su contra y, por lo tanto, tan pronto como se hayan realizado las comprobaciones y las averiguaciones oportunas y, en todo caso, dentro de los tres (3) meses siguientes a la recepción de la denuncia, METROS LIGEROS DE MADRID S.A. informará al denunciado de la existencia de la misma, dándole traslado de un resumen de los hechos denunciados. Salvo en los casos de denuncias falsas, al denunciado no se le darán los datos identificativos del denunciante.
¿Existe algún plazo para la tramitación de una denuncia interna?
La formulación de una denuncia interna, en caso de que sea admitida a trámite, dará lugar a la apertura de un expediente encaminado al esclarecimiento del hecho o de los hechos denunciados. Según lo establecido en las Normas de Funcionamiento de Canal de Denuncias, el plazo para la tramitación de dicho expediente no podrá exceder de dos (2) meses a contar desde la fecha de su apertura.
¿Qué consecuencias puede tener una denuncia interna si se comprueba que existen indicios racionales de la comisión de un acto ilegal o contrario al Código de Conducta?
Si del expediente a que diera lugar la denuncia resultase evidente la existencia de indicios racionales de la comisión, en el seno de la empresa o en su perjuicio, de un acto o de unos actos contrarios a la ley o al código ético, en primer lugar, la empresa adoptará con carácter inmediato todas las medidas que sean necesarias para poner fin a tales actos o para evitar que ocurran. Luego, en función de la gravedad de los hechos, METROS LIGEROS DE MADRID S.A. podrá decidir, además, iniciar las acciones legales que correspondan contra la persona o personas presuntamente responsables de los mismos, presentando querella, denuncia o demanda ante los Tribunales de Justicia, la Fiscalía o las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
A los efectos de lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal,METROS LIGEROS DE MADRID S.A. informa a los usuarios del Canal de Denuncia (en lo sucesivo, los “Usuarios”) de la existencia de un fichero de datos de carácter personal debidamente inscrito en el Registro General de Protección de Datos, creado con los datos que le sean facilitados a través de dicho Canal de Denuncia, por y para la empresa, y bajo su responsabilidad, con la finalidad de gestionar las denuncias que se formulen internamente por la presunta comisión de actos contrarios a la Ley en el seno de la empresa o en perjuicio de ésta y las infracciones del Código Ético de METROS LIGEROS DE MADRID S.A..
Los Usuarios que formulen una denuncia interna aceptan expresamente la inclusión de los datos que faciliten a través del Canal de Denuncia en el fichero automatizado de datos de carácter personal referido en el apartado anterior.
Asimismo, los Usuarios prestan su consentimiento para que sus datos de carácter personal puedan ser cedidos o comunicados a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, a otros órganos de la Administración Pública con competencias en la investigación de los hechos denunciados y a los Tribunales de Justicia y demás órganos jurisdiccionales.
METROS LIGEROS DE MADRID S.A. se compromete a respetar la confidencialidad de los datos incluidos en el fichero y a utilizarlos de acuerdo con su finalidad, así como a dar cumplimiento a su obligación de guardarlos y adaptar todas las medidas para evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. METROS LIGEROS DE MADRID S.A. mantendrá la confidencialidad de los datos de los Usuarios que formulen denuncias internas, impidiendo el acceso a los mismos por parte de las personas denunciadas.
Sin perjuicio de lo anterior, en el supuesto de que una denuncia resulte ser falsa, los Usuarios quedan informados de que sus datos podrán ser comunicados a la persona o personas denunciadas para que éstos puedan, si así lo estiman oportuno, iniciar las acciones legales que les asistan con motivo de la falsa denuncia.
Los titulares de datos de carácter personal incluidos en el referido fichero podrán ejercitar, con respecto a los mismos, los derechos reconocidos en la citada Ley de Protección de Datos de Carácter Personal y, en particular, los derechos de acceso, rectificación y cancelación; así como el derecho de oposición, siempre que resulte pertinente.
Los derechos referidos en el párrafo precedente podrán ejercitarse por cada titular mediante solicitud por correo electrónico dirigido a privacidad@lessepslegal.com.
Se informa, tanto a los Usuarios como al resto de titulares de datos de carácter personal incluidos en el fichero “Canal de Denuncia”, que los mismos son gestionados por DON CHRISTIAN MESÍA MARTÍNEZ, consultor legal externo de METROS LIGEROS DE MADRID S.A. , que ostenta la condición de encargado del tratamiento de los datos del citado fichero y que tiene encomendado atender, por cuenta de la empresa, las solicitudes de ejercicio por los afectados de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición.METROS LIGEROS DE MADRID S.A.
En todo caso, se informa a los titulares de datos de carácter personal incluidos en el fichero de que para el ejercicio de los derechos referidos deberán indicar al menos lo siguiente:
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