PRIMERA.- Principios básicos de actuación para la formulación de denuncias internas
La Fundación GOLFÍN pone a disposición de sus miembros y de terceros un Sistema Interno de Información denominado Canal de Denuncia para facilitar la comunicación de hechos o actos que atenten contra la normativa interna de la Fundación, la normativa interna o la legalidad vigente, así como para plantear consultas.
La presente normativa tiene como objetivo explicar el uso del Canal de denuncia y sus especificidades en la comunicación de denuncias por parte de miembros de la Fundación y terceros relacionados. Asimismo, desarrolla las garantías y medidas de protección de las personas que informen sobre incumplimientos, así como el procedimiento de investigación correspondiente.
Sin perjuicio de lo desarrollado en los apartados siguientes, cabe destacar que el Canal de denuncia se asienta sobre los siguientes principios:
· La prohibición de las represalias, debiendo la empresa proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante los mecanismos previstos para ello. Se entiende por represalia cualquier acto u omisión que suponga un trato desfavorable que sitúe a la persona que informa sobre un incumplimiento en una desventaja particular frente a otra en el contexto laboral o profesional.
· La prohibición de la comunicación de denuncias falsas y la presentación de pruebas obtenidas de forma ilícita. La buena fe, la conciencia honesta de que se han producido o pueden producirse hechos graves perjudiciales constituye un requisito indispensable para la protección del denunciante. Esa buena fe es la expresión de su comportamiento cívico y se contrapone a otras actuaciones que, por el contrario, resulta indispensable excluir de la protección, tales como la remisión de informaciones falsas o tergiversadas, así como aquellas que se han obtenido de manera ilícita.
La presente Normativa y cualquier otra información relevante para comprender el funcionamiento del Canal se encuentran a disposición de todos los usuarios en la propia plataforma web que actúa como soporte del sistema de denuncia.
SEGUNDA.- Personas que pueden denunciar
El Canal se pone a disposición de cualquier persona que tenga conocimiento de un hecho denunciable (en adelante, “informante”). Podrán comunicar denuncias miembros de la Fundación y Terceros relacionados.
De igual forma podrán denunciar:
· Voluntarios
· Becarios
· Trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado.
Las medidas de protección que apliquen a los informantes también aplicarán, en su caso, a:
· Los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante,
· Personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso,
· Personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante, y
· Personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.
TERCERA.- Medidas para la protección de las personas afectadas.
Durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
CUARTA.- Distintos métodos para presentar denuncia
El Canal de Denuncias garantiza la confidencialidad de los datos y de las comunicaciones, permite las comunicaciones anónimas y asegura la independencia en la gestión de las mismas, al estar gestionado por un externo.
El Canal permite la comunicación de denuncias por escrito y verbalmente. La comunicación se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá comunicarse en una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días. En este caso, se advierte al denunciante de que la comunicación presencial será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos. Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:
a) Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
Toda denuncia interna deberá contener, como mínimo, (i) los datos identificativos del denunciado –nombre, apellidos- y, (ii) los hechos denunciados, concretando, en la medida de lo posible y la infracción presuntamente cometida. Al denunciar, el denunciante podrá indicar una dirección postal, un correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones de quién tramita las denuncias.
Las partes implicadas en la denuncia deberán ser informadas adecuadamente sobre todo lo concerniente a los hechos, mostrando siempre el máximo respeto a la confidencialidad del sistema y garantizando la más absoluta protección de los usuarios que lo utilicen. adquiere el firme compromiso de no adoptar represalias contra los denunciantes y participantes en el proceso de investigación.
A su vez, se informa a las personas que deseen denunciar, que podrán hacerlo de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos públicos.
QUINTA.- Principio de prueba
Toda persona que formule una denuncia deberá tener indicios racionales que sustenten la misma, por lo que su denuncia deberá ir acompañada por un principio de prueba que acredite los hechos, al menos indiciariamente. Será considerado un principio de prueba válido cualquier material probatorio permitido en Derecho, obtenido de forma lícita, preferiblemente en soporte documental, aunque también serán admisibles pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos. En todo caso, cualquier prueba deberá haber sido obtenida por el denunciante de forma lícita, es decir, con respeto a la ley y los derechos y las garantías constitucionales.
SEXTA.- Admisión a trámite, subsanación de defectos y archivo
Las denuncias sólo serán admitidas a trámite en el supuesto de que cumplan con lo establecido en la presente Normativa.
En caso de que se hubiera incurrido en un defecto subsanable al formular la denuncia, se le comunicará al denunciante, si es que se recibieran los datos de éste, la necesidad de subsanar el/los defectos en un plazo de siete (7) días hábiles, y en caso de no proceder a la subsanación en el plazo previsto se podrá proceder al archivo de la denuncia.
Si la denuncia no cumpliera con lo establecido en la presente normativa, se procederá al archivo de la misma.
SÉPTIMA.- Apertura de expediente y notificación a la persona o personas denunciadas.
Una vez recibida la denuncia, el Director de Compliance comunicará al Patronato su inadmisión o admisión a trámite para que se proceda a la apertura de expediente, y se determinen las acciones de investigación que deberán llevarse a cabo para el debido esclarecimiento de los hechos.
El plazo para la tramitación del expediente no podrá exceder de tres (3) meses a contar desde la fecha de su apertura, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
La persona o las personas denunciadas tendrán derecho a conocer que han sido denunciadas y deberán recibir notificación y un resumen de los hechos denunciados con la mayor brevedad. Esta notificación no incluirá los datos del denunciante.
OCTAVA.- Comunicación a través del canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. o a través de las autoridades u órganos autonómicos.
De igual forma, cualquier persona física podrá informar/denunciar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (en adelante, A.A.I.) o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley, ya sea directamente o previa comunicación a través del Canal de Denuncias.
Cuando la denuncia se presente ante la A.A.I. se ceñirá por el procedimiento establecido en el artículo 17 y siguientes de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
NOVENA.- Medidas de apoyo
Las personas que comuniquen o revelen infracciones, podrán contar con las siguientes medidas de apoyo:
a) Información y asesoramiento completos e independientes, que sean fácilmente accesibles para el público y gratuitos, sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y derechos de la persona afectada.
b) Asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes ante cualquier autoridad pertinente implicada en su protección frente a represalias, incluida la certificación de que pueden acogerse a protección al amparo de la ley.
c) Asistencia jurídica en los procesos penales y en los procesos civiles transfronterizos de conformidad con la normativa comunitaria.
d) Apoyo financiero y psicológico, de forma excepcional, si así́ lo decidiese la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. tras la valoración de las circunstancias derivadas de la presentación de la comunicación.
e) Todo ello, con independencia de la asistencia que pudiera corresponder al amparo de la Ley 1/1996, de 10 de enero, de asistencia jurídica gratuita, para la representación y defensa en procedimientos judiciales derivados de la presentación de la comunicación o revelación pública.
Las medidas de apoyo serán prestadas por la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., cuando se trate de infracciones cometidas en el ámbito del sector privado y en el sector público estatal.
1.- ¿Cuál es el objeto del canal de denuncias?
El canal de denuncia es un mecanismo interno de la Fundación que sirve para que cualquier persona sujeta a la normativa y terceros, pueda poner en conocimiento de ésta la posible comisión de actos contrarios a la ley en su seno o en su perjuicio y las posibles infracciones de la normativa de Prevención contra el blanqueo de capitales y la comisión de otros delitos de distinta naturaleza.
2.- ¿Cuáles son los métodos que tienen los empleados y directivos para poder denunciar?
Las denuncias internas pueden ser planteadas tanto por miembros de la FUNDACIÓN GOLFÍN como por terceros a través de cualquiera de los métodos que pone a disposición la empresa.
Las denuncias internas pueden ser planteadas tanto por miembros de la FUNDACIÓN GOLFÍN como por terceros a través de cualquiera de los métodos que pone a disposición la empresa.
El Canal de Denuncia permite la comunicación de denuncias por escrito y verbalmente. La comunicación se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá comunicarse en una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días. En este caso, se advierte al denunciante de que la comunicación presencial será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos. Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:
a) Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
A su vez, se informa a las personas que deseen denunciar, que podrán hacerlo de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos públicos, si es que estos ofrecieran esta posibilidad.
3.- ¿Se pueden formular denuncias de forma anónima? ¿la Fundación protege a los informantes?
SÍ. Para formular una denuncia a través del canal ético u otro método NO es necesario que el denunciante se identifique con su nombre y apellidos y con su número de Documento Nacional de Identidad, Número de Identificación de Extranjeros o Número de Pasaporte y nacionalidad.
La Fundación garantiza, en primer lugar, que la tramitación de las denuncias se realizará de forma confidencial, es decir, manteniendo en secreto la identidad del denunciante, cuyos datos sólo podrán ser revelados, en su caso, a la autoridad pública competente para la investigación de los hechos. En segundo lugar, la Fundación garantiza al denunciante que no se tomarán represalias en su contra por el simple hecho de formular una denuncia, sino todo lo contrario. La denuncia realizada de buena fe y que ponga de manifiesto cualquier irregularidad que pueda ser cometida en la Fundación será siempre bienvenida. El denunciante tiene, además, el derecho de acudir al Director de Cumplimiento Normativo, Abogado Don Christian Mesia para que le presten protección y para que le orienten y le aconsejen sobre cómo actuar para defenderse de posibles represalias. En tercer lugar, se garantiza al denunciante que el tratamiento de su denuncia se realizará de forma independiente a la propia Fundación y de manera absolutamente profesional, por un despacho jurídico especializado.
4.- ¿Se puede denunciar internamente un hecho sin tener pruebas?
Sólo pueden admitirse denuncias que estén fundadas en la existencia de indicios racionales de la comisión de un acto ilegal y/o contrario a la normaitva interna y, por lo tanto, es imprescindible que estén soportadas en pruebas, preferiblemente documentales. Aunque también son admisibles las pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos. En todo caso, es importante advertir que es esencial que las pruebas se hayan obtenido por el denunciante de forma lícita.
5.- ¿Qué ocurre si se presenta una denuncia probadamente falsa?
Las denuncias deben ser veraces, deben realizarse de buena fe y deben cumplir con lo establecido en las normas de funcionamiento del canal de denuncia. Hay que advertir de que la formulación de denuncias falsas podría ser constitutiva de los delitos de calumnias y de injurias. La Fundación podrá adoptar las medidas legales que correspondan contra la persona que formule una denuncia falsa o de mala fe y, en el caso de denuncias falsas, podrá incluso revelar al denunciado los datos de la persona que haya formulado una denuncia falsa para que aquél pueda, si lo estima oportuno, iniciar acciones legales contra éste.
6.- ¿El denunciado tiene derecho a que la empresa le comunique que un tercero ha interpuesto una denuncia contra su persona?
Sí. La ley exige que el denunciado tenga conocimiento de que se ha formulado una denuncia en su contra y, por lo tanto, tan pronto como se hayan realizado las comprobaciones y las averiguaciones oportunas, el Director de Cumplimiento enviará un informe confidencial, es decir, sin que aparezcan los datos del denunciante, al Patronato, en el que acordará de forma motivada la admisión o inadmisión de la denuncia formulada.
7.- ¿Existe algún plazo para la tramitación de una denuncia interna?
La instrucción del expediente deberá finalizar dentro de los tres (3) meses siguientes a la recepción de la denuncia, solo en casos excepcionales, la tramitación del expediente podrá extenderse por otros (3) meses adicionales.
La formulación de una denuncia interna, en caso de que sea admitida a trámite, dará lugar a la apertura de un expediente encaminado al esclarecimiento del hecho o de los hechos denunciados.
La Fundación informará al denunciado de la existencia de la denuncia y de un resumen de los hechos denunciados. Salvo en los casos de denuncias falsas, al denunciado no se le darán los datos identificativos del denunciante.
8.- ¿Qué consecuencias puede tener una denuncia interna si se comprueba que existen indicios racionales de la comisión de un acto ilegal o contrario al Código ético de Conducta?
Si del expediente a que diera lugar la denuncia resultase evidente la existencia de indicios racionales de la comisión, en el seno de la fundación o en su perjuicio, de un acto o de unos actos contrarios a la ley o a la normativa interna, en primer lugar, la fundación adoptará con carácter inmediato todas las medidas que sean necesarias para poner fin a tales actos o para evitar que ocurran. Luego, en función de la gravedad de los hechos, la Fundación podrá decidir, además, iniciar las acciones legales que correspondan contra la persona o personas presuntamente responsables de los mismos, presentando querella, denuncia o demanda ante los Tribunales de Justicia, la Fiscalía o las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
Dicho tratamiento se lleva a cabo en el contexto del modelo de organización y gestión implementado por la Fundación sobre la base del interés público de prevención de delitos así como en base al interés legítimo del mismo de adoptar medidas que faciliten el cumplimiento de la normativa internay puedan prevenir su inobservancia.
Asimismo, los Usuarios que formulen una denuncia interna quedan informados de que los datos que faciliten a través del Canal de Denuncia así como los que resulten, en su caso, de la investigación de los Hechos Denunciables, serán accesibles tanto para el Director de Cumplimiento como para el Patronato, pudiendo ser compartidos, con otros terceros que puedan estar directamente relacionados con los Hechos Denunciados.
Asimismo, se informa a los Usuarios de la posibilidad de que sus datos de carácter personal puedan ser comunicados a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, a otros órganos de la Administración Pública con competencias en la investigación de los Hechos Denunciados, así como a los Tribunales de Justicia y demás órganos jurisdiccionales.
Los datos serán objeto de tratamiento durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los Hechos Denunciados y, en su caso, para su investigación en caso de que se trate de una denuncia fundada. En caso contrario, dichos datos no serán conservados, siendo suprimidos.
Los Usuarios podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición o limitación del tratamiento, siempre que resulte pertinente mediante solicitud por correo electrónico dirigido a privacidad@lessepslegal.com o por correo postal ordinario dirigido a:
Christian Mesía Martinez
Director de Cumplimiento Normativo (consultor legal externo de FUNDACIÓN GOLFÍN)
C/ Principe de Vergara, 33
28001 - Madrid
Christian Mesía es un consultor legal externo de que ostenta la condición de encargado del tratamiento de los datos relativos al Canal de Denuncia y que tiene encomendado atender, por cuenta de la Fundación, las solicitudes de ejercicio por los Usuarios de los derechos anteriormente indicados.
Finalmente, los Usuarios quedan informados de que tienen derecho a recabar la tutela de la Agencia Española de Protección de datos a través de su página web www.aepd.es.
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