PRIMERA. Normas de funcionamiento del canal de denuncia.
BRAVO pone a disposición de sus miembros y de terceros un Sistema Interno de Información denominado Canal de Denuncias para facilitar la comunicación de hechos o actos que atenten contra el Código Ético de la empresa, la normativa interna o la legalidad vigente, así como para plantear consultas.
La presente normativa tiene como objetivo explicar el uso del canal de denuncias de la empresa y sus especificidades en la comunicación de denuncias por parte de miembros de la empresa y terceros relacionados. Asimismo, desarrolla las garantías y medidas de protección de las personas que informen sobre incumplimientos, así como el procedimiento de investigación correspondiente.
Sin perjuicio de lo desarrollado en los apartados siguientes, cabe destacar que el Canal de denuncias se asienta sobre los siguientes principios:
• La prohibición de las represalias, debiendo la empresa proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante los mecanismos previstos para ello. Se entiende por represalia cualquier acto u omisión que suponga un trato desfavorable que sitúe a la persona que informa sobre un incumplimiento en una desventaja particular frente a otra en el contexto laboral o profesional.
• La prohibición de la comunicación de denuncias falsas y la presentación de pruebas obtenidas de forma ilícita. La buena fe, la conciencia honesta de que se han producido o pueden producirse hechos graves perjudiciales constituye un requisito indispensable para la protección del denunciante. Esa buena fe es la expresión de su comportamiento cívico y se contrapone a otras actuaciones que, por el contrario, resulta indispensable excluir de la protección, tales como la remisión de informaciones falsas o tergiversadas, así como aquellas que se han obtenido de manera ilícita.
La presente Normativa y cualquier otra información relevante para comprender el funcionamiento del Canal se encuentran a disposición de todos los usuarios en la propia plataforma web que actúa como soporte del sistema de denuncia.
SEGUNDA. Personas que pueden denunciar
El Canal de denuncia se pone a disposición de cualquier persona que tenga conocimiento de un hecho denunciable (en adelante, “informante”). Podrán comunicar denuncias miembros de BRAVO y Terceros relacionados.
De igual forma podrán denunciar:
Las medidas de protección que apliquen a los informantes también aplicarán, en su caso, a:
TERCERA.- Medidas para la protección de las personas afectadas
Durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en la ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
CUARTA.- Distintos métodos para presentar denuncia
El Canal de Denuncia garantiza la confidencialidad de los datos y de las comunicaciones, permite las comunicaciones anónimas y asegura la independencia en la gestión de las mismas, al estar gestionado por un externo.
El Canal permite la comunicación de denuncias por escrito y verbalmente. La comunicación se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá comunicarse en una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días. En este caso, se advierte al denunciante de que la comunicación presencial será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos. Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:
a) Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
Toda denuncia interna deberá contener, como mínimo, (i) los datos identificativos del denunciado –nombre, apellidos- y, (ii) los hechos denunciados, concretando, en la medida de lo posible y la infracción presuntamente cometida. Al denunciar, el denunciante podrá indicar una dirección postal, un correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones de quién tramita las denuncias.
Las partes implicadas en la denuncia deberán ser informadas adecuadamente sobre todo lo concerniente a los hechos, mostrando siempre el máximo respeto a la confidencialidad del sistema y garantizando la más absoluta protección de los usuarios que lo utilicen. adquiere el firme compromiso de no adoptar represalias contra los denunciantes y participantes en el proceso de investigación.
A su vez, se informa a las personas que deseen denunciar, que podrán hacerlo de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos públicos.
Toda persona que formule una denuncia deberá tener indicios racionales que sustenten la misma, por lo que su denuncia deberá ir acompañada por un principio de prueba que acredite los hechos, al menos indiciariamente. Será considerado un principio de prueba válido cualquier material probatorio permitido en Derecho, obtenido de forma lícita, preferiblemente en soporte documental, aunque también serán admisibles pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos. En todo caso, cualquier prueba deberá haber sido obtenida por el denunciante de forma lícita, es decir, con respeto a la ley y los derechos y las garantías constitucionales.
QUINTA.- Admisión a trámite, subsanación de defectos y archivo
Las denuncias sólo serán admitidas a trámite en el supuesto de que cumplan con lo establecido en la presente Normativa.
En caso de que se hubiera incurrido en un defecto subsanable al formular la denuncia, se le comunicará al denunciante, si es que se recibieran los datos de éste, la necesidad de subsanar el/los defectos en un plazo de siete (7) días hábiles, y en caso de no proceder a la subsanación en el plazo previsto se podrá proceder al archivo de la denuncia.
Si la denuncia no cumpliera con lo establecido en la presente normativa, se procederá al archivo de la misma.
SEXTA.- Apertura de expediente y notificación a la persona o personas denunciadas
Una vez recibida la denuncia, el Ombudsman comunicará al Comité de Ética su inadmisión o admisión a trámite para que se proceda a la apertura de expediente, y se determinen las acciones de investigación que deberán llevarse a cabo para el debido esclarecimiento de los hechos.
El plazo para la tramitación del expediente no podrá exceder de tres (3) meses a contar desde la fecha de su apertura, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
La persona o las personas denunciadas tendrán derecho a conocer que han sido denunciadas y deberán recibir notificación y un resumen de los hechos denunciados con la mayor brevedad. Esta notificación no incluirá los datos del denunciante.
Comunicación a través del canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. o a través de las autoridades u órganos autonómicos.
De igual forma, cualquier persona física podrá informar/denunciar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (en adelante, A.A.I.) o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley, ya sea directamente o previa comunicación a través del Canal de Denuncias.
Cuando la denuncia se presente ante la A.A.I. se ceñirá por el procedimiento establecido en el artículo 17 y siguientes de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Medidas de apoyo
Las personas que comuniquen o revelen infracciones, podrán contar con las siguientes medidas de apoyo:
a) Información y asesoramiento completos e independientes, que sean fácilmente accesibles para el público y gratuitos, sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y derechos de la persona afectada.
b) Asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes ante cualquier autoridad pertinente implicada en su protección frente a represalias, incluida la certificación de que pueden acogerse a protección al amparo de la ley.
c) Asistencia jurídica en los procesos penales y en los procesos civiles transfronterizos de conformidad con la normativa comunitaria.
d) Apoyo financiero y psicológico, de forma excepcional, si así́ lo decidiese la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. tras la valoración de las circunstancias derivadas de la presentación de la comunicación.
e) Todo ello, con independencia de la asistencia que pudiera corresponder al amparo de la Ley 1/1996, de 10 de enero, de asistencia jurídica gratuita, para la representación y defensa en procedimientos judiciales derivados de la presentación de la comunicación o revelación pública.
Las medidas de apoyo serán prestadas por la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., cuando se trate de infracciones cometidas en el ámbito del sector privado y en el sector público estatal.
¿Cuál es el objeto del canal de denuncias?
El canal de denuncias es un mecanismo interno de la empresa que sirve para que cualquier persona sujeta al Código Ético y terceros, pueda poner en conocimiento de ésta la posible comisión de actos contrarios a la ley en su seno o en su perjuicio y las posibles infracciones de su Código.
¿Cuáles son los métodos que tienen los empleados, directivos, estudiantes y proveedores para poder denunciar?
Las denuncias internas pueden ser planteadas tanto por miembros de BRAVO como por terceros a través de cualquiera de los métodos que pone a disposición la empresa.
El Canal de Denuncias permite la comunicación de denuncias por escrito y verbalmente. La comunicación se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá comunicarse en una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días. En este caso, se advierte al denunciante de que la comunicación presencial será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos. Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:
a) Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
A su vez, se informa a las personas que deseen denunciar, que podrán hacerlo de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos públicos, si es que estos ofrecieran esta posibilidad.
¿Se pueden formular denuncias de forma anónima? ¿la empresa protege a los informantes?
SI. Para formular una denuncia a través del canal ético u otro método NO es necesario que el denunciante se identifique con su nombre y apellidos y con su número de Documento Nacional de Identidad, Número de Identificación de Extranjeros o Número de Pasaporte y nacionalidad.
La empresa garantiza, en primer lugar, que la tramitación de las denuncias se realizará de forma confidencial, es decir, manteniendo en secreto la identidad del denunciante, cuyos datos sólo podrán ser revelados, en su caso, a la autoridad pública competente para la investigación de los hechos.
En segundo lugar, la empresa garantiza al denunciante que no se tomarán represalias en su contra por el simple hecho de formular una denuncia, sino todo lo contrario. La denuncia realizada de buena fe y que ponga de manifiesto cualquier irregularidad que pueda ser cometida en la empresa será siempre bienvenida.
El denunciante tiene, además, el derecho de acudir al Director de su centro, al Director General o al Comité de Ética, para que le presten protección y para que le orienten y le aconsejen sobre cómo actuar para defenderse de posibles represalias.
En tercer lugar, se garantiza al denunciante que el tratamiento de su denuncia se realizará de forma independiente a la propia empresa y de manera absolutamente profesional, por un despacho jurídico especializado.
¿Se puede denunciar internamente un hecho sin tener pruebas?
Sólo pueden admitirse denuncias que estén fundadas en la existencia de indicios racionales de la comisión de un acto ilegal y/o contrario al Código Ético y, por lo tanto, es imprescindible que estén soportadas en pruebas, preferiblemente documentales. Aunque también son admisibles las pruebas testificales -incluido el testimonio del propio denunciante- e instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos. En todo caso, es importante advertir que es esencial que las pruebas se hayan obtenido por el denunciante de forma lícita.
¿Qué ocurre si se presenta una denuncia probadamente falsa?
Las denuncias deben ser veraces, deben realizarse de buena fe y deben cumplir con lo establecido en las normas de funcionamiento del canal de denuncia. Hay que advertir de que la formulación de denuncias falsas podría ser constitutiva de los delitos de calumnias y de injurias. La empresa podrá adoptar las medidas legales que correspondan contra la persona que formule una denuncia falsa o de mala fe y, en el caso de denuncias falsas, podrá incluso revelar al denunciado los datos de la persona que haya formulado una denuncia falsa para que aquél pueda, si lo estima oportuno, iniciar acciones legales contra éste.
¿El denunciado tiene derecho a que la empresa le comunique que un tercero ha interpuesto una denuncia contra su persona?
Sí. La ley exige que el denunciado tenga conocimiento de que se ha formulado una denuncia en su contra y, por lo tanto, tan pronto como se hayan realizado las comprobaciones y las averiguaciones oportunas, el Ombudsman enviará un informe confidencial, es decir, sin que aparezcan los datos del denunciante, al Comité de Ética, en el que acordará de forma motivada la admisión o inadmisión de la denuncia formulada.
¿Existe algún plazo para la tramitación de una denuncia interna?
La instrucción del expediente deberá finalizar dentro de los tres (3) meses siguientes a la recepción de la denuncia, solo en casos excepcionales, la tramitación del expediente podrá extenderse por otros (3) meses adicionales.
La formulación de una denuncia interna, en caso de que sea admitida a trámite, dará lugar a la apertura de un expediente encaminado al esclarecimiento del hecho o de los hechos denunciados.
La empresa informará al denunciado de la existencia de la denuncia y de un resumen de los hechos denunciados. Salvo en los casos de denuncias falsas, al denunciado no se le darán los datos identificativos del denunciante.
¿Qué consecuencias puede tener una denuncia interna si se comprueba que existen indicios racionales de la comisión de un acto ilegal o contrario al Código ético de Conducta?
Si del expediente a que diera lugar la denuncia resultase evidente la existencia de indicios racionales de la comisión, en el seno de la empresa o en su perjuicio, de un acto o de unos actos contrarios a la ley o al Código ético de Conducta, en primer lugar, la empresa adoptará con carácter inmediato todas las medidas que sean necesarias para poner fin a tales actos o para evitar que ocurran. Luego, en función de la gravedad de los hechos, la empresa podrá decidir, además, iniciar las acciones legales que correspondan contra la persona o personas presuntamente responsables de los mismos, presentando querella, denuncia o demanda ante los Tribunales de Justicia, la Fiscalía o las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
A los efectos de lo establecido en la normativa de Protección de Datos Personales,BRAVO informa a los usuarios del Canal Ético, así como a aquellos que hayan remitido su denuncia mediante correo electrónico, (en lo sucesivo, los “Usuarios”) de que los datos que le sean facilitados a través de dicho Canal de Denuncia o del correo electrónico y los que se generen como consecuencia de las denuncias formuladas, serán tratados con la exclusiva finalidad de gestionar las denuncias que se formulen por la presunta comisión de actos contrarios a la Ley en el seno de la empresa o en perjuicio de ésta y las infracciones del Código Ético.
La base de legitimación de dicho tratamiento será:
• En el caso de que la denuncia se refiera a la comisión de ilícitos penales o de infracciones administrativas graves o muy graves, así como de infracciones del derecho de la Unión Europea, en relación con la empresa que, en virtud de la normativa aplicable, deban disponer de un sistema de información interno, el cumplimiento de una obligación legal.
• En los supuestos en los que la denuncia sea relativa al incumplimiento del Código Ético, la base de legitimación del tratamiento será el interés legítimo de BRAVO en adoptar medidas que faciliten el cumplimiento del Código y puedan prevenir su inobservancia.
Adicionalmente, sus datos personales serán accesibles para nuestro prestador de servicios de gestión del Canal de Denuncia.
Se permitirá la presentación y posterior tramitación de denuncias anónimas. En caso de que la denuncia que se reciba no sea anónima, BRAVO se compromete a respetar la confidencialidad de los datos objeto de tratamiento y a su utilización de acuerdo con la finalidad aquí establecida, así como a dar cumplimiento a su obligación de guardarlos y adoptar todas las medidas para evitar el acceso no autorizado, su destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita. La empresa mantendrá la confidencialidad de los datos de los Usuarios que formulen denuncias internas, independientemente del canal a través del que se formulen, impidiendo el acceso a los mismos por parte de las personas denunciadas. En todo caso, el canal no recogerá información que pudiera identificar directa o indirectamente a quienes formulen una denuncia anónima.
Únicamente serán objeto de tratamiento los datos personales que sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones establecidas en la Política del Canal de Denuncia, en caso contrario, se suprimirán de manera inmediata. Asimismo, no se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una denuncia o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
Los Usuarios que hayan remitido su denuncia a través del Canal de Denuncia podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión o limitación del tratamiento y, en su caso, oposición y portabilidad, siempre que resulte pertinente mediante solicitud por correo electrónico dirigido a privacidad@lessepslegal.com o por correo postal ordinario dirigido a:
Christian Mesía Martínez
Ombudsman de BRAVO
C/ Príncipe de Vergara, 33
28001 - Madrid
Christian Mesía es un consultor legal externo de BRAVO que ostenta la condición de encargado del tratamiento de los datos relativos al Canal de Denuncia y que tiene encomendado atender, por cuenta de la empresa, las solicitudes de ejercicio por los Usuarios de los derechos anteriormente indicados.
El ejercicio de los derechos del investigado podría estar limitado por la particularidad de la comunicación y solo podrá ejercerse sobre los propios datos personales objeto de tratamiento. En ningún caso podrán entenderse incluidos dentro del ejercicio de los mencionados derechos por parte del investigado los datos relativos al Usuario.
En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
Asimismo, los Usuarios pueden contactar con Christian Mesia través de privacidad@lessepslegal.com.
Finalmente, los Usuarios quedan informados de que tienen derecho a recabar la tutela de la Agencia Española de Protección de datos a través de su página web www.aepd.es.
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